Veelgestelde vragen
Is een vertrouwenspersoon wettelijke verplicht?
Deze vraag krijgen we vaak. Formeel is het aanstellen van een vertrouwenspersoon op dit moment nog niet verplicht.
Wat wél verplicht is, is dat je als werkgever beleid voert op het gebied van psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Denk aan werkdruk, ongewenst gedrag en sociale veiligheid. In de praktijk zien we dat een vertrouwenspersoon daarin onmisbaar is geworden.
Niet alleen om aan wetgeving te voldoen, maar vooral omdat medewerkers ergens terecht moeten kunnen. Daarnaast ligt er een wetsvoorstel om een vertrouwenspersoon verplicht te maken voor organisaties met meer dan 10 medewerkers.
Hoe gaat de vertrouwenspersoon te werk?
De werkwijze van onze vertrouwenspersonen is als volgt; zodra wij een melding ontvangen neemt de vertrouwenspersoon binnen 24 uur (werkdagen) contact op voor een korte intake. Tijdens deze intake wordt kort besproken wat het issue is en of dit thuishoort bij de vertrouwenspersoon. Als dit het geval is plannen de melder en de vertrouwenspersoon samen een afspraak in. Deze afspraak kan online of fysiek plaatsvinden, net wat de melder hierin prettig vindt. Tijdens de afspraak wordt verder ingegaan op het issue en wordt besproken wat vervolgstappen richting een oplossing zijn. De melder blijft altijd in de lead tijdens een traject. De vertrouwenspersoon is ondersteunend. De route die vaak wordt gevolgd is dat de vertrouwenspersoon en de melder eerst een afspraak met z’n tweeën hebben. Een volgende afspraak is vervolgens intern met de personen die betrokken zijn bij het issue. De vertrouwenspersoon kan ook aanwezig zijn bij zo’n afspraak ter ondersteuning van de melder. Tot slot zorgt de vertrouwenspersoon voor goede nazorg en checkt bij de melder of het traject naar wens is verlopen.
Wanneer wordt een vertrouwenspersoon ingeschakeld?
Bij situaties van ongewenst gedrag, integriteitskwesties of wanneer medewerkers zich onveilig voelen. Juist ook bij twijfel of vroege signalen.
Waarom kiezen voor een externe vertrouwenspersoon?
Een externe vertrouwenspersoon is onafhankelijk en buiten de organisatie gepositioneerd. Dit verlaagt de drempel voor medewerkers en zorgt voor objectieve begeleiding en heldere signalering.
Wat levert het de organisatie op?
Meer openheid, minder escalaties en een sterkere cultuur. Problemen worden eerder besproken, waardoor verzuim en uitval worden voorkomen.
Hoe wordt de vertrouwenspersoon zichtbaar in de organisatie?
Door een duidelijke introductie, communicatie richting medewerkers en periodieke aanwezigheid. Zichtbaarheid is essentieel voor vertrouwen en gebruik.
Hoe waarborgen we de privacy?
Wij garanderen melders dat wij hun gegevens niet doorgeven aan de organisatie, tenzij zij anders wensen. Bij het maken van een melding geeft de melder wel contactgegevens door (telefoonnummer of e-mailadres) omdat we toch contact op moeten nemen. We garanderen echter dat deze gegevens niet bij de werkgever terechtkomen. De aangesloten organisatie ontvangt van ons jaarlijks een beknopt verslag. In dit verslag staan echter alleen aantallen van de hoeveelheid mensen en die zich hebben gemeld en het aantal gesprekken dat zijn gevoerd. Daarnaast wordt de aard van de melding genoteerd; dus of het gaat om pesten, integriteit, intimidatie, agressie of discriminatie. Deze informatie is niet herleidbaar naar de melders.
De facturen die de organisatie ontvangt voor gevoerde gesprekken bevatten geen gegevens van de melder. Op deze manier garanderen wij de privacy en anonimiteit van de medewerkers die een melding maken.
Omdat Veilig en Vertrouwd een signaleringsfunctie heeft nemen we alleen contact op met de organisatie als er een trend zichtbaar is in de meldingen. Wat wij op zo’n moment mogen communiceren is afhankelijk van wat de melders wensen. Een mogelijk scenario is dat wij meerdere meldingen binnen korte tijd ontvangen met als aard ‘pesten’. Wij zorgen door gesprekken met onze vertrouwenspersoon dat we goed op de hoogte zijn van de situatie binnen een organisatie en het sentiment onder de melders. Daarna nemen wij contact op met de contactpersoon van de organisatie om hierover in gesprek te gaan.
Wat kost een externe vertrouwenspersoon?
Afhankelijk van de omvang van de organisatie werken we een vast abonnement en een combinatie van abonnement en inzet op aanvraag. Dit maakt de dienstverlening toegankelijk en voorspelbaar.
Kunnen jullie ook helpen met beleid en preventie?
Ja. Naast opvang en begeleiding helpen wij organisaties om sociale veiligheid structureel te versterken, door bewustwordingstrainingen, advies en via beleidschecks.
